El 06 de diciembre de 2023 se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Es decir, los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación certificados que emplean empresarios y profesionales para la facturación.
Este Reglamento es desarrollo de lo previsto en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que ya comentábamos en otra entrada:
En aplicación de este reglamento, los negocios (empresas, empresarios y profesionales) van a tener que facturar con aquellos programas de facturación que estén certificados por la Agencia Tributaria.
| El Reglamento en su Disposición final cuarta establece que los obligados a usar la facturación electrónica tienen como fecha límite el 1 de julio de 2025 para usar estos programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria. |
Obligados a su uso
El artículo 3 de Real Decreto establece que estarán obligados a usar la facturación electrónica:
a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
El Reglamento no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros obligatoriamente través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (artículo 62.6 Reglamento IVA).
Requisitos de los programas de facturación certificados
Vienen recogidos en el artículo 8 del Real Decreto que establece como primera obligación que “deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación”
Y además “el sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados”. Se asfixia uno sólo al leerlo.
En su número 2, el artículo 8 prosigue con las garantías que debe cumplir el sistema informático:
a) La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
b) La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
c) La conservación, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
Tras establecer el artículo 9 que los sistemas informáticos de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, el artículo 10 precisa aún más requisitos de cada registro/factura, en los que, junto a los que hasta ahora eran obligatorios (nombre, NIF y domicilios completos de emisor y receptor, desglose de IVA, número y serie, en su caso, descripción de lo facturado y su importe), se añaden más requisitos como:
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
- Si la factura tiene la consideración de rectificativa, indicación de su tipo, características y, en particular, la identificación de las facturas rectificadas cuando sea preceptiva.
- El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema informático que genera el registro de facturación de alta que, además de servir para identificar al mencionado sistema informático, permitan conocer las características del mismo y de su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.
- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
- Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.
Y para completar las obligaciones, el artículo 12 establece que los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria deberán añadir una huella o hash tanto a los registros de alta como a los de anulación y estos deberán ir firmados electrónicamente.
Es cierto que muchas empresas por otras exigencias previas o por el mero hecho de llevar un control de sus mercancías o existencias, ya utilizan programas de facturación y “control de almacén” que, suponemos, en la mayoría de los casos se adaptarán a los requisitos de certificación que les exige el Reglamento, pero no es menos cierto que todos sabemos, sobre todo en el caso de colectivos profesionales, que se realizan facturas en el mejor de los casos usando un modelo en Word o Excel. Como vemos, esa “época” tiene sus días contados.