Las facturas con trazabilidad para empresarios y autónomos

El día 11 de octubre de 2021 entró en vigor la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, pero, aparte de las medidas que ya en vigor, poco a poco, previo desarrollo reglamentario, irán imponiéndose otras, entre ellas, la obligación de trazabilidad de factura, que será un requisito indispensable a cumplir por todos los programas de facturación, y que será obligatorio a partir del 01 de enero de 2024.

Pero ¿qué es la trazabilidad? El número XI del Preámbulo de la citada Ley 11/2021 establece que: «Con el objetivo de no permitir la producción y tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, se establece la obligación de que los sistemas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables o de gestión empresarial se ajusten a ciertos requisitos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, requisitos cuya especificación técnica puede ser objeto de desarrollo reglamentario, incluyendo en este la posibilidad de someterlo a certificación».

En la práctica ello supone que se prohíben expresamente los programas informáticos contables que permitan ya no sólo una contabilidad “B”, sino que tampoco sea posible modificar, sustituir o anular una factura (salvo que sea rectificativa), ni tampoco hacerla en una fecha distinta. Es decir, si se crea una factura y, pasado un tiempo, se modifica algún dato de la misma, el programa debe guardar el historial de todos esos cambios.

El Proyecto de Real Decreto que desarrollará el Reglamento de la ley que aún no está aprobado, pero establecerá los requisitos que deban cumplir los sistemas de facturación para poder estar certificados y por lo tanto ser válidos para ser usados por empresas y autónomos, es decir, las  empresas informáticas deberán certificar que sus programas cumplen los requisitos establecidos por la Ley antifraude, además que el “sistema informático deberá permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de todos o parte de los datos registrados”.

Es más, se prevé en la propuesta de reglamento citada que los programas certificados deberán además incluir un código QR -u otro sistema de verificación digital- en cada uno de los documentos que generen para que el consumidor final pueda escanearlos y comprobar si verdaderamente el autónomo o empresario ha contabilizado esa operación y todos los datos son correctos.

De este modo, quienes (empresas y autónomos) lleven su contabilidad usando hojas de cálculo (Excel, Sheets, etc…) o en papel, emitiendo sus facturas sobre hojas de cálculo o programas de edición (Word, OpenOffice, etc…), con la nueva ley antifraude no pueden seguir haciéndolo al no cumplirse los principios que exige la ley: “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros”.

Y ojo, porque la utilización, o la simple tenencia aunque no se use, de un programa de doble uso o usar los citados (Excel, Word…) conlleva una sanción de 50.000,00 €, cuantía que se multiplicará por cada año que se haya tenido ventas. 

Habrá que ir preparándose para evitar ser sancionado por la ley antifraude y para ello habrá de contarse con un programa de gestión adaptado a dicha ley.

La Agencia Tributaria ha creado un documento con respuestas a las preguntas frecuentes sobre la nueva ley antifraude que puedes consultar aquí.